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(2)正文。这部分是意见写作的主体,应当首先在开头部分用简明扼要的文字,说明行文的目的、背景、依据或缘由,以利受文者理解和贯彻执行。其次,应当明确、详尽地写出意见的具体内容,如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等,一般采用分条列项的结构安排方式。撰写时要注意做到三点:一是全面系统。即对工作的见解和要求,一定要顾及各个方面,使工作涉及到的各个部门,都能明确地领会工作的原则和要求。二是准确具体。即指意见中所提出的措施和办法,用语要准确,表述要具体,这样才便于受文单位理解与执行。三是层次分明。在意见行文中,一般既有工作的基本原则,又有具体的政策措施,撰写时应当分层叙述,不宜交织进行。

(3)结尾。正文写完之后,一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。

(4)成文日期。要写全称即年月日。

3.写作要点

(1)从文种的地位变化看“意见”。“意见”这一文种,虽在实际工作中人们都很重视,但过去很长一段时间未能登上法定公文的大雅之堂。直到1996年5月3日和2000年8

月24日,“意见”才被党和国家的公文管理法规列为主要公文文种之一,从而赋予其法定文种的地位。

(2)意见的行文方向是多角度的。“意见”既可以由下级写给上级,类似一种建议;又可以是上级发给下级,似同指示;也可以发给平级,所提意见供对方参考。显然,它是上、平、下三种行文方向兼而有之的。

(3)政策性要强,要掌握材料。“意见”的执笔人必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针、政策,以此作为提出意见的指导思想,这是写好意见的基础。执笔人必须掌握大量的第一手材料,从中把握问题的本质和有关事宜的规律性。

公文的定义和分类

公文的定义和分类

(一)定义公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况,需要写成文件;我们要向乡镇、村安排什么工作,提工作要求,需要写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照章执行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文。因此,公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关,可以说,具备较强的公文写作能力,是每一个机关工作人员的基本素质要求。当前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,有许多年轻人因为具备较好的文字功底,而被选拔进市、县党委、政府机关工作,从而改变了自己的生活环境和人生境遇,一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁。由此可见,重视公文写作、加强公文写作,对于年轻人来说,具有更加积极的作用。

(二)分类

1、按照制文机关的种类划分:党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的,重点是行政机关公文。2、按照行文方向划分:上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文

前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时,必须要按照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密。4、按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。紧急公文的处理,我在后面要专门给大家讲。5、按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等,属专用公文。今天讲的,主要是通用公文。6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分:规范性公文和非规范性公文。规范性公文有13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

(三)机关公文要素机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范

公文的定义和分类
围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

(四)公文处理包括哪些工作公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

公文写作的定义、分类常用语

公文写作的定义、分类常用语

广义的公文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。

狭义的公文,是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。

公文的分类

(一) 按发文机关所属组织系统分类

1. 党的机关公文:即《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

2. 行政公文:即《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

(二) 按行文方向分类

1、上行文:请示、报告;

2、下行文:通知、通报、会议纪要

3、平行文:邀请函和议案

公文常见的开头和结尾公文

一般而言,公文开头应开门见山、切忌无端“戴帽”,空洞乏味。

(1)根据式。根据、遵照、按照作为语言标志,说明发文的权威性。

(2)目的式。为了……,让大家明白为什么发文。

(3)原因式。由于、随着、鉴于……

(4)引文式。转发、印发文件时用的多。

(5)总结式。综上所述……

(6)展望式。工作总结和报告中常用。

(7)警告式。如有违反者……

(8)要求式。希遵照执行。

(9)固定式。“妥否,请批示”、“特此通知”。

公文用语特点

准确凝炼:最准确的语言、最精练的文字,避免发生歧义,不使用模棱两可的词语。

庄重平实。严肃、不使用夸张、比喻等修辞手法。(建议巨大、最、非常、极其少用)

规范简洁。涉及数字、计量单位、标点符号要规范。

部分公文常用语

公文有公文的特点,多年来已经形成了一些约定俗成的用语,恰当运用这些词语,可以使公文更加规范,也更象是公文,而不是一般的普遍文章。

1、敬语:多用于公文的开头或结尾处。通用的敬语:请;上行文敬语:呈送、报请;平行机关之间敬语:拟。

2、开端用语:据、根据、查、奉、兹、按照、遵照、鉴于、随着

3、期请用语:表示某种期望和请求。请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、希、望、希望、盼、切盼。

4、承启用语:“根据……特作如下决定”、“为了……提出如下意见”

5、表态用语:表示作者意见、态度,如:应、应该、照此办理、遵照执行、组织实施、贯彻落实。模糊一点的有:原则同意、原则批准、似应、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理

6、征询用语:用于上行文或平行文的结尾,如:当否、可否、妥否、如有不当、如

公文写作的定义、分类常用语
无不妥、如有不妥。

7、引叙用语:收、悉、接、收悉、近收、近接

8、结尾用语:如请示:以上请示当否,请批复。(现在有些用感叹号,不妥)“以上报告如有不当,请指示。”

对行政公文附件的重新定义

对行政公文附件的重新定义

公文的附件是相对于正件而言的,《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第八款规定:公文如有附件应当注明附件顺序和名称。但《办法》并没有对公文附件与正件的关系,附件的标识等问题作更多说明,这让学者在对公文写作进行研究时,对附件有了不同的解读。或许是受“附件”之“附”的影响,许多学者对附件是这样解释的:“附件是对公文正文附属材料的顺序和名称的标注”(《现代应用文书写作》杨文丰编著中国人民大学出版社)。这种解读给人明显的印象是,附件的内容不如正件重要,附件只是正件内容的一种补充。笔者认为,这种解读过于简单化,严重割裂了正件与附件的有机联系,影响了对公文内容的整体理解甚至是执行,与公文的行文目的不相一致。下面,笔者简要谈谈对公文附件的几点认识,以期引起公文处理者对附件的重视。

一、附件与正件都是公文的重要内容,它们之间是一种有机统一的关系。在公文行文实践中,附件不只是附属于正文的作为正文补充说明或参考的材料,而与正文是一体的关系。从公文的行文目的及阅读办理等实际情况看,很多公文的附件,其内容比正件更重要。如国务院办公厅关于印发少数民族事业“十一五”规划的通知(国办发„2007‟14号),主件只起发布的作用,篇幅很短,而作为附件的《少数民族

事业“十一五”规划》,却是该通知的主要内容,比通知本身的内容及作用要重要得多。甚至可以这样理解,批转、转发、印发类通知,先有了附件后才有主件,主件反而是为附件服务的。这样看来,附件概念与行文实践就明显不一致了,所有附件应是公文的重要内容而不是仅起到补充或参考作用。

二、公文的格式和处理要求也说明了附件与正件一样都是公文的内容。首先,在现行的公文写作中,很多单位往往将附件标注于公文落款之后,主题词之前,这是非常错误和不应该的,附件的正确标识应是在正件内容结束之后,落款之前,而不是落款之后;其次,在发文时,附件与正件应一起装订发出,收文单位在签收时应同时核对附件与附件标识是否相符;最后,在公文处理完毕进行文书归档时,为了保持文件之间的有机联系,便于查找与利用,同样要求文书人员将正件与附件同时归档,并组合在同一案卷中。这从另一个侧面充分说明了附件是公文内容的有机组成部分,收文单位应将其与正件一样对待与处理。

三、附件的存在,符合公文写作的撰写要求,有利于增强公文的表达效果。《国家行政机关公文处理办法》要求,草拟公文应当观点明确,条理清楚,文字精练,篇幅力求简短。一份公文的正件,其正文不要出现材料的堆砌、冗长累赘的情况。为了突出正件的表达效果,就应尽量将相对独立

的有关材料,如图表、名单、统计数字、办法规章等作为附件来处理。正件,只留下能够满足行文目的和文种要求的相关材料,使正件的主旨单一明确,使正件的结构模式化而且具有严谨性,突出正件的规范性,从而增强正件的表达效果。 综上所述,很多教材、著作对附件的解读,与行文实践中附件的实际作用存在极大的差异性。这种差异性突出地表现

对行政公文附件的重新定义
在对附件概念表述的片面性上。所以,要消除差异性,必须对附件的概念进行重新定义。

笔者认为:附件,是为了突出主件的表达效果而附在主件之后的相关材料,它是公文的内容的有机组成部分。

申论公文写作调查报告的定义及分类

申论公文写作:调查报告的定义及分类

当前我们正处于社会的转型期,多重社会规则并行,社会的变革会带来更多的挑战,需要我们不断地研究新情况,解决新问题,破除落后不适应的制度,总结经验,创立新的章法。建立在这一基础之上,政府的工作则更应立足事实,立足于了解客观社会,才能有更好的实际效果,即我们常说的“没有调查就没有发言权”。所以,作为准公务员的你,也需重视这一重要的政府机关工作能力,更应重视这一问题的写作考察。接下来, 教育专家就为大家介绍调查报告这一公文类型。

一、何为调查报告

调查报告是对某个问题或某件事情的调查研究后,将调查成果用文字表达出来的一种文章体裁。它基本上包含两个部分:一是调查,二是报告。所谓调查,就是对现实生活中的典型事物或对于工作亟需解决的问题进行深入的了解、系统的解剖,揭示出它的本质和规律,以便指导和推动工作。在调查时,要坚持实事求是的原则,真实客观地反映事物的本来面貌。所谓报告,则要以叙述为主要手法,将调查的成果介绍出来,并可以通过对于典型事例的分析和评价,鲜明地表达作者的态度和观点,从而提出解决问题的意见和办法。

二、调查报告的类型

调查报告因其内容和功用不同大体可以分为以下几种类型:

(一)典型经验的调查报告

这是较为常用的一种类型,主要是通过对先进单位新经验的总结或是做法的介绍,实际应起到一定的推动作用和指导作用。这类调查报告的主要任务是,为贯彻党的方针政策提供具体的经验和办法。其政策性很强,所介绍的经验必须具备代表性、科学性和政策性。在写作的过程中要说明先进经验的思想基础、创造过程、具体说法和实际效果等方面的情况。

(二)新生事物调查报告

这类报告主要反映社会生活中涌现出来的新人、新事、新气象。要求写出新事物的情况、特点比较完整地阐述事物产生、发展过程,并揭示其规律,进一步促进其迅速成长、发展。

(三)社会情况的调查报告

此类报告所反映的内容比较广泛,比较全面,它主要是对社会上的政治、经济、文化等方面的情况进行调查,以便弄清现实情况,作出正确的形势估计和判断,为机关制定某项方针、政策提供资料和依据。

(四)揭露问题调查报告

主要是针对社会当中的一些不良现象和问题进行揭露,引起社会和某些部门的注意,达到解

申论公文写作调查报告的定义及分类
决问题的目的。

以上是 教育专家对调查报告进行的认知和分类上的介绍,希望大家能够重视起该种公文的写作,多多理解,加以运用。

申论公文写作:调查报告的定义及分类

申论公文写作:调查报告的定义及分类 当前我们正处于社会的转型期,多重社会规则并行,社会的变革会带来更多的挑战,需要我们不断地研究新情况,解决新问题,破除落后不适应的制度,总结经验,创立新的章法。建立在这一基础之上,政府的工作则更应立足事实,立足于了解客观社会,才能有更好的实际效果,即我们常说的“没有调查就没有发言权”。所以,作为准公务员的你,也需重视这一重要的政府机关工作能力,更应重视这一问题的写作考察。接下来,中公教育专家就为大家介绍调查报告这一公文类型。

一、何为调查报告

调查报告是对某个问题或某件事情的调查研究后,将调查成果用文字表达出来的一种文章体裁。它基本上包含两个部分:一是调查,二是报告。所谓调查,就是对现实生活中的典型事物或对于工作亟需解决的问题进行深入的了解、系统的解剖,揭示出它的本质和规律,以便指导和推动工作。在调查时,要坚持实事求是的原则,真实客观地反映事物的本来面貌。所谓报告,则要以叙述为主要手法,将调查的成果介绍出来,并可以通过对于典型事例的分析和评价,鲜明地表达作者的态度和观点,从而提出解决问题的意见和办法。

二、调查报告的类型

调查报告因其内容和功用不同大体可以分为以下几种类型:

(一)典型经验的调查报告

这是较为常用的一种类型,主要是通过对先进单位新经验的总结或是做法的介绍,实际应起到一定的推动作用和指导作用。这类调查报告的主要任务是,为贯彻党的方针政策提供具体的经验和办法。其政策性很强,所介绍的经验必须具备代表性、科学性和政策性。在写作的过程中要说明先进经验的思想基础、创造过程、具体说法和实际效果等方面的情况。

(二)新生事物调查报告

这类报告主要反映社会生活中涌现出来的新人、新事、新气象。要求写出新事物的情况、特点比较完整地阐述事物产生、发展过程,并揭示其规律,进一步促进其迅速成长、发展。

(三)社会情况的调查报告

此类报告所反映的内容比较广泛,比较全面,它主要是对社会上的政治、经济、文化等方面的情况进行调查,以便弄清现实情况,作出正确的形势估计和判断,为机关制定某项方针、政策提供资料和依据。

(四)揭露问题调查报告

主要是针对社会当中的一些不良现象和问题进行揭露,引起社会和某些部门的

申论公文写作:调查报告的定义及分类
注意,达到解决问题的目的。

以上是中公教育专家对调查报告进行的认知和分类上的介绍,希望大家能够重视起该种公文的写作,多多理解,加以运用。

公文写作的定义、分类、常用语

公文写作的定义、分类、常用语

广义的公文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。

狭义的公文,是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。

公文的分类

(一) 按发文机关所属组织系统分类

1. 党的机关公文:即《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

2. 行政公文:即《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

(二) 按行文方向分类

1. 上行文:请示、报告

2. 下行文:通知、通报、会议纪要

3. 平行文:邀请函和议案

公文常见的开头和结尾

一般而言,公文开头应开门见山、切忌无端“戴帽”,空洞乏味。

(1)根据式。根据、遵照、按照作为语言标志,说明发文的权威性。

(2)目的式。为了。。。,让大家明白为什么发文。

(3)原因式。由于、随着、鉴于。。。

(4)引文式。转发、印发文件时用的多。

(5)总结式。综上所述。。。

(6)展望式。工作总结和报告中常用。

(7)警告式。如有违反者。。。。

(8)要求式。希遵照执行。

(9)固定式。“妥否,请批示”、“特此通知”。

公文用语特点

准确凝炼:最准确的语言、最精练的文字,避免发生歧义,不使用模棱两可的词语。

庄重平实。严肃、不使用夸张、比喻等修辞手法。(建议巨大、最、非常、极其少用)

规范简洁。涉及数字、计量单位、标点符号要规范。

部分公文常用语

公文有公文的特点,多年来已经形成了一些约定俗成的用语,恰当运用这些词语,可以使公文更加规范,也更象是公文,而不是一般的普遍文章。

1、敬 语:多用于公文的开头或结尾处。通用的敬语:请;上行文敬语:

呈送、报请;平行机关之间敬语:拟。

2、开端用语:据、根据、查、奉、兹、按照、遵照、鉴于、随着

3、期请用语:表示某种期望和请求。请、敬请、恳请、即请、提请、报请、

拟请、希、望、希望、盼、切盼。

4、承启用语:“根据……特作如下决定”、“为了……提出如下意见”

5、表态用语:表示作者意见、态度,如:应、应该、照此办理、遵照执行、

组织实施、贯彻落实。模糊一点的有:原则同意、原则批准、

似应、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理

6、征询用语:用于上行文或平行文的结尾,如:当否、可否、妥否、如有

不当、如无不

公文写作的定义、分类、常用语
妥、如有不妥。

7、引叙用语:收、悉、接、收悉、近收、近接

8、结尾用语:如请示:以上请示当否,请批复。(现在有些用感叹号,不

妥)“以上报告如有不当,请指示。”

公文转发流程自定义的数据建模

转《公文转发流程自定义的数据建模 》

开发比较复杂的企业多用户管理信息系统(MIS),不可能不涉及到系统内多个用户之间的数据文件的流转、审批等功能的开发。由于企业的需求总是随着时间推移不断发生变化,加之各个企业内部所设置的办公流程不尽相同,一套通用性比较好的管理信息系统应该能让系统管理员自己定义公文转发的流程。

尽管笔者没有机会在已参与开发了的MIS中实现出文件转发流程自定义的功能,但是,早在2002年初就曾深入思考过这方面的设计。当时由于某些原因不能公开自己的设计思路,现在市面上已经有不少MIS产品提供这样的功能,笔者又已离职,所以是时候把我的设计思路整理出来,和大家分享。

首先,让我们分析需求,制定目标。

1)一般情况下,企业内的公文转发、审批是按部门或职位来转送,即对岗不对人。例如:某个流程的某个环节需要财务总监审批,日后财务总监换人,该流程应该不受影响。而且,流程中某个环节可能出现某个部门中的任何一人都能审批,或者需要该部门的所有人员共同审批。

2)流程中转送,审批的公文一般分为文件和表单2种格式。文件格式的公文应该支持批处理,即一次可以转发多个文件,审批时可以只退回其中某一个不合格的文件,其他的文件可以转送到下一个环节继续处理。表单格式的公文应该能让用户自己定义表单格式,确定表单中的表项。同理,表单也应该支持批处理。

3)流程中处理公文的动作应该能让用户自己定义。这样一旦日后增加了新的处理动作,也不用修改MIS系统的底层数据建模。当然,要实现新的处理动作,还是需要在业务逻辑层编写相应的代码,不过和修改底层数据建模比起来,工作量要少得多。

4)每个流程的环节数不一定相同,应该能让用户设定环节数,指定公文流转中每个环节的发送部门和接受部门,处理模式,最长等待时间。

5)当待处理的公文发出后,系统应该在等待时间中定期向该流程中下个环节的用户(们)发出通知,提醒该用户(们)及时处理,直至公文已被处理。如果超出最长等待时间,公文还未被用户(们)处理,此次流程处理失败。企业管理层可能会要求记录相关信息,以便在日后业务流程重组(BPR)时参考。

6)某些企业由于特殊原因,在某个流程中要求实现跨环节处理。例如,该流程有6步,执行到第二个环节时要求处理后可以跳过中间三个环节,直接转到最后一个环节等候处理。其实,这种情况下,并不一定要在技术层面上实现其灵活性,这种特例毕竟是少数。用户只需定义一个新流程,把上面流程的第1,2,6步复制加入进来,2个流程之间用流程名来区分即可。一个优秀的系统架构设计师应该充分利用现有的工具,不要什么都自行架设开发。

上面的需求对灵活性要求较高,抽象化程度较深,所以在表现层和业务逻辑层的开发量较大,初期投资较多,不过开发完毕后估计不需对底层数据库修改,即可满足日后不断变化的公文流转需求。如果不需要这么高的灵活性,可以按实际项目简化某些假设条件。下面按照上面的需求进行用例(use case)分析和数据建模。

1)由于流程环节的发送方和接受方是对岗不对人,我们应该先描画出整个企业的机构设置,确定每个部门的权利职责。其中大的部门内可能有若干子部门,每个子部门内又有不同职位,负责处理相应的事务。所以,可先建立一个树形关系的数据表来保存企业结构,然后,采用权限表和用户组相结合的方式来保存每个部门每个职位的职能。这块的设计思路见我之前发布的“浅谈数据库设计技巧(上)、(下)”,我在下面直接给出大致的数据表结构:

部门表(Department_table)

名称    类型    约束条件    说明

Dp_id   int   无重复   类别标识,主键

Dp_name   varchar(50) 不允许为空 类型名称,不允许重复

Dp_father int 不允许为空 该类别的父类别标识,如果是顶节点的话设定为某个唯一值

Dp_layer varchar(6) 限定3层,初始值为000000 类别的先序遍历,主要为减少检索数据库的次数

功能表(Function_table)

名称    类型    约束条件   说明

f_id int   无重复   功能标识,主键

f_name varchar(20) 不允许为空 功能名称,不允许重复

f_desc varchar(50) 允许为空 功能描述

用户组表(User_group)

名称    类型     约束条件   说明

group_id int 无重复 用户组标识,主键

group_name varchar(20) 不允许为空 用户组名称

group_power varchar(100) 不允许为空 用户组权限表,内容为功能表f_id的集合

用户表(User_table)

名称    类型    约束条件   说明

user_id int 无重复 用户标识,主键

user_name varchar(20) 无重复 用户名

user_pwd varchar(20) 不允许为空 用户密码

user_type int 不允许为空 所属用户组标识,和User_group.group_id关联

说明:其中,按部门的不同职位设置不同权限的用户组,如某个用户组为“市场部业务员”,该用户组的用户可在流程“报销申请”中发送报销申请。

2)尽管流程中的公文分为文件和表单2种格式,但是每个文件/表单都应该有其唯一标识,名称等属性。所以,我们把公文抽象化,把这2种格式的公文的共有属性提取出来建立一张公文表。

公文表(Document_table)

名称    类型    约束条件   说明

doc_id int 无重复 公文标识,主键

doc_name varchar(50) 不允许为空 公文名称

doc_type char(1) 不允许为空 公文类型

doc_type字段用来辨别公文格式,目前只有2种格式,可设“1”表示文件格式,“2”表示表单格式。估计未来新增公文格式不会太多,所以该字段只需一位字符。文件格式的公文一般是在文件内固定好格式,我们可用一个二进制的字段直接保存整个文件的内容。文件格式的公文需要建一个表来保存相关信息,其大致数据表如下:

文件表(File_table)

名称    类型    约束条件   说明

file_id int 无重复 文件标识,主键

file_name varchar(50) 不允许为空 文件名称

file_value binary 不允许为空 文件内容

……

表单格式的公文要让用户自己定义表单格式,确定表单中的表项。有两种方法来实现:

①每当用户建立一个新格式的表单时,就新建立一个表,把用户输入的表单表项当作该表的字段。这种方式的优点是表单查询速度较快方便,业务逻辑层的开发量较小。缺点是不太灵活,如果企业所使用的不同格式的表单较多(>20种),整个数据库的结构显得比较混乱,而且大部分表单中都有相同的字段,这样也增加了数据冗余。这种方式的数据建模如下:

表单总表(Sheet_table)

名称    类型    约束条件   说明

sheet_id int 无重复 表单标识,主键

sheet_name varchar(50) 不允许为空 表单名称

table_name varchar(20) 不允许为空 表单子表名,如Sub_table1/Sub_table2

表单子表1(Sub_table1)

名称   类型   约束条件   说明

sub_id int 无重复 表单子表标识,主键

option1 varchar 不允许为空 表单表项1

option2 varchar 不允许为空 表单表项2

option3 varchar 不允许为空 表单表项3

……

表单子表2(Sub_table2)

名称   类型   约束条件   说明

sub_id int 无重复 表单子表标识,主键

option1 varchar 不允许为空 表单表项1

option2 varchar 不允许为空 表单表项2

option3 varchar 不允许为空 表单表项3

……

……

②对表单再进行一个抽象,把表单看成由若干个表单表项所组合成的一个集合。这种方式的优点是相当灵活,用户建立新格式的表单时只用从已有表单表项中勾选出需要的表项即可,而且整个数据库结构清晰,没有数据冗余。缺点是开发比较复杂,工作量和上面相比高出不少,而且表单查询速度较慢。下面是这种方式的数据建模:

表单总表(Sheet_table)

名称    类型    约束条件   说明

sheet_id int 无重复 表单标识,主键

sheet_name varchar(50) 不允许为空 表单名称

表单表项表(Option_table)

名称   类型    约束条件   说明

op_id int 无重复 表单表项标识,主键

op_name varchar(50) 不允许为空 表单表项名称

op_length int 不允许为空 表单表项长度

op_unit varchar(10) 允许为空 表单表项单位

表单信息表(Sheetinfo_table)

名称    类型    约束条件   说明

info_id int   无重复   表单信息标识,主键

sheet_id int 不允许为空 所属表单标识,和Sheet_table.sheet_id关联

op_id  int 不允许为空 表单表项标识,和Option_table.op_id关联

info_value varchar() 不允许为空 表单信息值

3)我们可以把公文转发的流程抽象化,看作一个实体超类。建表如下:

流程表(Flow_table)

名称     类型     约束条件   说明

flow_id int 无重复 流程标识,主键

flow_name varchar(50) 不允许为空 流程名称

flow_stepnum int 不允许为空 流程步数

flow_desc varchar(200) 允许为空 流程描述

流程中的每一步都可以抽象化成从发送方至接受方的用例,其数据建模大致如下:

处理动作表(Action_table)

名称  类型     约束条件   说明

a_id int 无重复 动作标识,主键

a_name varchar(20) 不允许为空 动作名称

a_call varchar(50) 不允许为空 动作所调用的模块

a_desc varchar(200) 允许为空 动作描述

说明:如果采用面向过程的开发方式,如纯脚本语言,可以把每一个处理动作写成一个函数,调用a_call字段记录的函数,即可完成相应处理动作。如果采用面向对象的开发方式,可以用COM组件来封装处理动作,则a_call用来记录相应的COM组件的接口方法。如果是在.NET Framework环境下,可以采用Web服务的方式。当然,发送方、接受方以及公文标识是作为输入参数的。

流程环节表(Step_table)

名称    类型   约束条件   说明

step_id int 无重复 环节标识,主键

belong int 不允许为空 所属流程标识,和Flow_table.flow_id关联

setp_order int 不允许为空 所属流程的步骤次序

sender int 不允许为空 发送方标识,和User_group.group_id关联

receiver int 不允许为空 接受方标识,和User_group.group_id关联

a_id int 不允许为空 处理动作标识,和Action_table.a_id关联

a_type int 不允许为空 接受方所需的处理人数

max_wait int 不允许为空 最长等待时间

wait_unit varchar(5) 不允许为空 等待时间的单位

说明:a_type用来确定接受方所需的处理人数,“0”表示需同职位的所有人一起处理,“1”表示只需该职位的任意一名员工处理,“2”表示需该职位的任意两名员工一起处理,依次递推……一起处理的方式和处理动作有关,例如是投票方式,少数服从多数,还是某人有一票否决权等等。可能针对某些处理动作还得细化,进行相关的数据建模,这里我就不细分下去了。

4)下面分析公文转发的流程环节记录。此时相当于实例化一个流程环节的对象,发送方和接受方应具体联系到管理信息系统的某个(些)用户,而不是某个用户组。每经过一环节,我们除了要保存这方面的信息,还必须保存该环节所转发的公文,以及处理状况等信息。而且,该环节所转发公文数量大于等于一,所以可以参考我之前发布的“浅谈数据库设计技巧(下)”中的“简洁的批量m:n设计”,建表大致如下:

流程环节记录表(Step_log)

名称   类型   约束条件   说明

log_id int 无重复 环节记录标识,主键

step_id int 不允许为空 环节标识,和Step_table.step_id关联

sender varchar(100) 不允许为空 发送用户标识,相关用户组的User_table.user_id的集合

receiver varchar(100) 不允许为空 接受用户标识,相关用户组的User_table.user_id的集合

doc_id int 不允许为空 转发公文标识,和Document_table.doc_id关联

batch_no int 不允许为空 批量转发公文编号,同一流程环节转发的batch_no相同

state char(1) 不允许为空 处理状态

sub_date datetime 不允许为空 提交时间

res_date datetime 允许为空 处理回复时间

comment varchar(255) 允许为空   处理回复注释

说明:

①同一流程环节转发的batch_no和该批第一条入库的log_id相同。举例:假设当前最大log_id是64,接着某用户一次转发了3件公文,则批量插入的3条流程环节记录的batch_no都是65。之后另外一个用户通过某个流程环节转发了一件公文,再插入流程环节记录的batch_

公文转发流程自定义的数据建模
id是68。

②state字段用来描述其流程环节所处的状态,是正待处理,已被处理通过,已被处理驳回,还是超出最长等待时间被系统自动收回等等。通过这个字段我们对接受用户发出处理通知,还可以可以很容易的查询出所有超出最长等待时间被系统自动收回的流程,以便企业管理层在日后业务流程重组(BPR)时参考。

③如果某份公文在某个流程中的某个环节被处理驳回,可以看作该公文在此次流程中被驳回至起始点,最初发送用户可根据处理回复注释修改公文后重新发送。

总结:

企业公文流程自定义应该是把企业内已经固定了的公文转发、审批流程电子化,实现高效的无纸化办公,对于非正式的口头讨论、商议、集会等商务活动并不适合。当企业累积了一定数量的电子化公文转发的记录后,可以在商业咨询专家和技术开发人员的协助下对其进行数据挖掘,分析出其中的低效、无用环节,进行优化重组,最终提高整个企业的竞争力。作为技术开发人员,我们应该根据企业实际运作情况、资金投入规模,选择当前时期最适合的技术解决方案,切不可为了展示自己的技术实力,而把开发复杂化,企业开发并不是追求技术最先进,而且最适合。

公文定义与内涵

公文是国家机构和社会组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

这一定义划清了公文与非公文的原则界线,也阐明了公文的基本性质和主要特点。

(一)公文是公务活动的产物,具有特定的规定性

公文是在人类社会活动中为了处理各种事物的需要而直接形成的,上至国家制定方针政策,下至基层的单位组织计划总结、业务往来,只要是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织,它们所从事的组织管理活动就都是“公务活动”,而在此范畴内形成的文件都是公文。它们对于解决公务问题就都有应用价值。它们的体式、程序是经由国家机构以法规、规章的形式加以规范,而对受文者的影响力又常常有法律的强制性和约束性。

(二)公文需是法定的作者,具有很高的权威性

公文必须由公务活动的主体——社会合法组织直接形成。根据《办法》和《条例》的规定,公文作者必须是能以自己的名义行使权力与承担义务的社会合法组织及其代表人。因而公文的起草者并不等同于“公文作者”,而公文的作者也不能超出与其法定身份相称的范围和权力行文,否则无效。同时法定作者的公文一旦发出,其对受文者的强制效力就会受到有关法规的保护。

(三)公文是特殊的信息记录手段,体式具有规范性

公文必须具备国家规定统一的规范体式。公文既然是行使国家的管理职能,那么就需对其进行统一的规范。如果一个地区、一个部门、一个单位都有自行规定的体式,那么必然影响到公文的严肃性和业务处理的效率。公文的规范体式即国家公文的法定格式,它是由国家以法规的形式公布,并要求所有机关和社会组织都要“照此执行”的。公文的体式,包括公文的文体、结构、格式、语言。值得注意的是,新《办法》所用的“规范体式”的提法较之《条例》所用的“规范格式”的提法应该说是更准确,更科学。体式既包括了文体的规定性也包括了格式的规定性,而“格式”则一般指公文的书面格式、排版形式和印装要求。公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。但“格式”一词还应能突出公文规范的基本前提,就是不同门类的公务活动和所需达到不同目的公文的文体样式是不同的。上下级之间、平行单位和不同隶属单位之间所使用的公文是不同的。

(四)公文的制作要讲程序性

公文的写作不同于一般的写作,公文的具体撰稿人只是法定作者的代笔人,撰稿人不仅要受法定作者权限的制约,还要根据法定作者的意图。授意来撰写文稿。而且一份正式的公文尚要经过多道规定的运转程序,要由很多人参与审稿核稿,参与校对缮印等许多程序,

公文定义与内涵
它的制作完成需要一环紧扣一环,任何一个环节出了问题,都会影响到它的最终的效用。因此,程序的每一环都要规范、准确。如不履行法定的程序,就不可能产生有法定效力的公文。

国家机关公文定义探微

国家机关公文定义探微

张毅

摘要:准确理解《邮政法》第55条语境下“国家机关公文”的定义,应根据我国宪法所确定的政治体制考察国家机关的范围,进而结合国家公务管理的实际情况确定国家机关公文的具体范围。

关键词:快递市场管理国家机关范围公文种类

《邮政法》第55条规定,快递企业不得寄递国家机关公文。这一规定,旨在保障国家信息安全,确保国家公务活动的正常进行。准确理解国家机关公文的定义,正确界定国家机关公文的范围,对于贯彻落实好国家机关公文寄递管理制度具有重要的基础性作用。

一、关于国家机关范围的考察

(一)宪法视域中的国家机关

我国《宪法》在第三章以及第3条第1款使用了“国家机构”一词,按照全国人大常委会法工委编写的《中华人民共和国宪法通释》的解释:国家机构,是指统治阶级为行使国家权力、实现国家职能而依据一定的原则组织起来的国家机关体系。从上述解释可以看出,国家机构是指国家机关的体系,国家机关则是具体

实现国家职能的公务组织。根据《宪法》第三章的规定,我国的国家机构包括从中央到地方的各级政权机关。从横向方面看,国家机构主要包括权力机关、行政机关、审判机关、检察机关和军事机关等,在中央,还包括中华人民共和国主席。从纵向方面看,国家机构主要包括中央国家机构和地方国家机构。其中,地方国家机构包括省(自治区、直辖市)、市(自治州)、县(县级市、市辖区、自治县)、乡(民族乡、镇)四级地方的国家机构。

据此,《宪法》所称的具体实现国家职能的国家机关包括:

(1)权力机关。包括:全国人民代表大会及其常务委员会、县级以上地方人民代表大会及其常务委员会、乡(民族乡、镇)人民代表大会。(2)行政机关。包括:国务院及其国务院组成部门(发改委、交通运输部、审计署、中国人民银行等)、直属特设机构(国资委)、直属机构(工商总局、税务总局等)、办事机构(国务院法制办、国务院港澳办等)、国务院部委管理的国家局(国家邮政局、国家铁路局、中国民航局等)、议事协调机构等,地方各级人民政府及其所属的工作部门。(3)审判机关。包括:最高人民法院及其地方各级人民法院、专门人民法院。(4)检察机关。包括:最高人民检察院及其地方各级人民检察院、专门人民检察法院。(5)军事机关。包括:中央军事委员会及其所属各级军事机关。

(二)法律、法规以及国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织具有国家机关的性质

在我国有些组织虽然属于事业单位,不列入国家机关序列,但根据法律、法规以及国务院决定授权行使国家行政管理职权。例如:根据《银行业监督管理法》的授权,中国银行业监督管理委员会负责银行业金融机构及其业务活动的监督管理。根据国办发〔2000〕72号文件,全国社会保障基金理事会受国务院委托,管理中央集中的社会保障基金。类似的还有:中国证券监督管理委员会、中国保险监督管理委员会、中国气象局、中国地震局、新华通讯社等。根据法律、法规以及国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织,在行政法上属于行政主体。在一定意义上,具有国家机关的性质,可以适用国家机关的有关规定。全国人大常委会关于渎职罪主体的法律解释可以加以印证。根据《刑法》的有关规定,渎职罪原本仅有国家机关工作人员才能构成。为适应司法实践的需要,2002年12月28日九届全国人大常委会第三十一次会议通过的《全国人民代表大会常务委员会关于〈中华人民共和国刑法〉第九章渎职罪主体适用问题的解释》就将在依照法律、法规规定行使国家行政管理职权的组织中从事公务的人员纳入了渎职罪的调整范围。

(三)政党、人民政协、人民团体应当适用国家机关的有关规定

我国的政党包括中国共产党和各民主党派。中国共产党作为执政党,在国家政治生活中居于领导地位,当然适用于国家机关的有关规定。在许多文件中,往往以党政机关指代国家机关。根

据中发〔1989〕14号以及中发〔2005〕5号文件的规定,我国的各民主党派是参政党。《宪法》对人民政协的定位是,有广泛代表性的统一战线组织。各民主党派和人民政协在国家政治生活中都发挥着重要作用,实践中,按照国家机关进行管理,适用于国家机关的有关规定。

我国的人民团体是党领导的群众组织,是党联系群众的桥梁和纽带,是国家政权的重要社会支柱。主要包括:工会、共青团、妇联以及工商联、科协等其他人民团体。人民团体与一般的社会团体不同,人民团体免于社会团体登记,人员纳入国家编制,经费主要由国家财政支付,有些人民团体还承担着部分国家事务的管理职责。实践中,有关国家机关(党政机关)的规定,一般都适用于人民团体。例如:国务院发布的《机关事务管理条例》、中共中央、国务院印发的《关于实行党风廉政建设责任制的规定》。据此,在我国宪政框架内,人民团体也应适用国家机关的有关规定。

二、关于公文概念的解析

公文是机关之间、机关与人民群众。机关内部用来记述情况、表达意图、联系工作、处理公务的文字依据,是国家管理政务的重要工具。官方文件对公文的定义,主要有:《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)第3条规定:“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力

和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。”类似的规定还有:《人民法院公文处理办法》(法发〔2012〕22号)第3条规定:人民法院的公文(包括电子公文和传真电报),是人民法院在审判执行工作和司法行政工作过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。从上述定义可以看出:公文具有以下特点:一是处理公务活动所形成的文字材料;二是具有法定效力,亦即在一定范围内具有拘束力;三是具有规范的格式,从文体、文件结构、文件标记、文件格式乃至语言运用、公文用纸都有规范要求。

按照公文使用范围,可以分为通用公文和专用公文。通用公文,是指公务活动中普遍使用的文种。《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定的党政机关通用公文文种主要包括:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。专用公文,是指一定工作部门和业务范围,根据特殊需要专门使用的文种。专用公文种类非常多,可以分为法规文件、外交文件、军事文件、司法文书、行政执法文书,等等。其中,人民法院在诉讼活动使用的诉讼文书(传票、判决书)、行政机关在履行行政管理职责中使用行政执法文书(行政处罚事先告知书、行政处罚决定书)都属于公文之列。

三、关于国家机关公文定义的阐释

通过以上对国家机关的范围以及公文概念的内涵和外延的分析,结合我国有关法律规定,可以对《邮政法》第55条中“国家机关公文”定义进行一些初步界定。《邮政法》第55条中“国家机关公文”可以界定为:国家权力机关、行政机关、审判机关、检察机关、军事机关以及法律、法规或者国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织在公务活动过程中形成的具有法定效力和规范格式(体式)的文书。政党、人民政协以及人民团体的公文视为国家机关公文。对国家机关公文进行如此界定,主要基于以下考虑:第一,根据《宪法》的规定,国家权力机关、行政机关、审判机关、检察机关、军事机关书属于法定的国家机关。法律、法规或者国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织,与国家机关的性质基本上相同,可以视同国家机关。这样上述二者的公文,可以界定为国家机关公文。第二,在我国的宪政框架内,政党、人民政协以及人民团体在性质上虽然并非国家机关,但其公文在国家政治生活都有非常重要的作用,尤其中国共产党的公文地位更为重要。从我国的政治制度出发,政党、人民政协以及人民团体的公文应当视为国家机关公文,按照国家机关公文的有关制度规范进行管理。

理解国家机关公文还要明确以下几个问题:第一,国家机关公文不仅包括通用公文,还包括专用公文。例如:法院的传票、行政机关的行政处罚事先告知书等也属于国家机关公文。根据

《邮政法》第55条的规定,快递企业也不得寄递国家机关专用公文。第二,国家机关公文的复制品以及正在制发过程中的国家机关公文,属于国家机关公文。国家机关公文的复制品,是指通过复印、影印、扫描以及与前述方法类似的方式形成的公文副本。正在制发过程中的国家机关公文,是指尚未签发,处于拟制阶段的公文。主要为国家机关公文的征求意见稿或者讨论稿等。第三,国家机关的内设机构、派出机构等制发的公文属于国家机关公文。国家机关的内设机构、派出机构从法律意义上不具有国家机关的主体资格,但从事的公务活动为国家机关职责的组成部分,依照职责权限所制发的公文也属于国家机关公文。

在某些情况下,快递企业寄递国家机关公文存在例外。仅举两个例子:第一,法规性文件以及通过官方媒体(报刊、书籍、网络)公开的国家机关公文,其单行本或者汇编本,乃至包括上述内容的公开出版物,不应纳入国家机关公文寄递管理的范围。主要考虑到,法规性文件以及通过官方媒体公开的国家机关公文,本来就是让社会公众周知,已成为

国家机关公文定义探微
社会公共资源,与其他出版物并无差异,没必要对其寄递实施特别管理。第二,快递企业总部向其子公司、分支机构、加盟运营商递送邮政管理部门以及其他国家机关要求其遵照执行的公文,考虑到收文对象是快递企业,也仅在本网络企业内部递送,上述情形可以不视为寄递国家机关公文。

参考文献

1.松世勤主编:《文书学基础》,中国人民大学出版社,1984年第1版

2.张千帆主编:《宪法学》,法律出版社,2004年第1版

3.国家邮政局政策法规司编写:《快递法律实务300问》,法律出版社,2013年第2版

——原载《邮政文汇》2013年第8期